Kompania Artcem Sp. j. została założona w 2005 roku. Kapitał zakładowy kompanii wynosi 7 800 000 zł. (1,9 mln. Euro). Główny kierunek działalności to produkcja i handel hurtowy cementem. Na moment podpisania umowy wdrożeniowej kompania zatrudniała 85 osób. Głównymi operatywnymi biznes procesami były: zakup cementu nasypem, paczkowanie cementu, sprzedaż hurtowa blisko 200 realizacji dziennie i dostawa cementu z poszukiwaniem kompanii transportowych. Artcem Sp. z o.o. korzystali ze strony internetowej dla złożenia zleceń wraz z wysyłką ich na pocztę oraz ze systemu Symfonia (Sage) dla prowadzenia księgowości.
- Istotnie ograniczone możliwości adaptacji wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo programów do wewnętrznych procesów biznesowych;
- Nabywca nie mógł sprawdzić aktualny status zlecenia i historię jego wykonania;
- Brak automatyzacji procesu ewidencji kosztu usług transportowych świadczonych przez dostawcę;
- Brak automatyzacji procesu wyliczenia kosztu dostawy;
- Brak automatyzacji procesu kontroli dyscypliny wykonawczej;
- Brak automatyzacji procesu kontroli nakładu pracy personelu.
W sierpniu 2013 roku podczas spotkania w biurze firmy Artcem otrzymaliśmy informacje o wyżej wymienionych problemach. Wspólnie zadecydowaliśmy o konieczności stworzenia strony internetowej wraz ze sklepem, możliwością składania zleceń, dopasowania systemu Modulsoft:ERP do ważnych procesów biznesowych oraz jego finalne wdrożenie. Pod koniec sierpnia zawarto umowę wdrożeniową i od stycznia 2014 firma Artcem wprowadziła stronę internetową oraz aplikację 1C Modulsoft:ERP. W kwietniu 2014 roku podpisano protokół odbioru prac wdrożeniowych.
Hurtowy nabywca cementu loguje się na własne konto za pośrednictwem strony artcem.pl i składa zamówienie, określając wymagany towar oraz miejsce dostawy. System przy pomocy ModulSoft:ERP rozpoczyna proces sprzedaży - sprawdza zapasy magazynowe, stan zadłużenia Klienta oraz przydziela odpowiednie zadania pracownikom Artcem. W sytuacji, gdy zamówienie otrzyma status "Dozwolony", system oblicza optymalny koszt transportu, zależny od miejsca dostawy, po czym rejestrują rozpoczęcie transakcji dla dostawcy usług transportowych na stronie. W określonym czasie przewoźnicy przesyłają oferowane koszta transportu. System wybiera najkorzystniejszy wariant, po czym przesyła wszystkie niezbędne dokumenty do rozpoczęcia załadunku. Klient ma wgląd na wszystkie procesy i status realizacji zamówienia.
System kontroluje wzajemne rozliczenia odpowiednio do zaproponowanych przez przewoźników kwot.
Każdy pracownik ma dostęp do listy zadań na pulpicie, końcowy termin ich realizacji. Kierownicy na bieżąco kontrolują pracę i zaangażowanie każdego pracownika oraz terminowość wykonywania przydzielonych zadań.
Wykorzystując automatycznie wygenerowane dokumenty, księgowość na bieżąco kontroluje ewidencję w obszarze finansowym oraz generuje raporty sprawozdawcze dla instytucji państwowych.
Zaimplementowano kalendarz płatniczy oraz towarowy, wygodne oprogramowanie do obsługi poczty, zintegrowany obieg dokumentów EDI. Stworzono również osobne stanowiska pracy dyrektora, sprzedawcy, managera ds. zakupów, podłączono kasę fiskalną, wewnętrzny czat między pracownikami. Opracowywane są również indywidualne raporty dla dyrektorów biznesowych.
Według szacunków firmy Artcem, samą oszczędnością na dostawach przy pomocy licytacji elektronicznych oraz optymalizacją zatrudnienia, wdrożenie oprogramowania zwróciło się w ciągu 15-stu miesięcy. Znacznie przyśpieszono realizację zleceń przy jednoczesnym zniwelowaniu błędów technicznych. Klient ma możliwość śledzenia statusów realizacji swoich zamówień. Całokształt wdrożeń pozytywnie wpłynął na lojalność klientów Artcem oraz w dalszej perspektywie pozytywnie wpłynie na zwiększenie dochodów firmy.
